Questo articolo è stato letto2446volte!
La gestione degli archivi sta oggi vivendo un periodo di vera e propria rivoluzione. In diversi ambiti infatti si è cominciato da tempo a creare archivi informatici contenenti qualsiasi tipologia di documentazione utilizzata in azienda. Stiamo parlando non solo delle realtà dell’ambito privato, ma anche della pubblica amministrazione. Anche in un’ottica di smartworking avere a disposizione i documenti all’interno di un archivio digitale risulta decisamente più pratico.
L’importanza della digitalizzazione
Già oggi alcune aziende producono una buona mole di documenti digitali, si pensi ad esempio alle fatture elettroniche, che di fatto sono già digitalizzate al momento della loro creazione. Appare però fondamentale anche acquisire digitalmente tutti quei documenti che nascono cartacei. Non si tratta solo di semplici documenti di testo, che in molti casi prima di essere cartacei sono compilati con software per computer, ma stiamo parlando anche di digitalizzare le pratiche edilizie, le fatture pregresse rispetto all’introduzione della fatturazione elettronica, le pratiche legali e i mille altri documenti che quotidianamente sono prodotti nell’attività d’impresa pubblica e privata. È necessario per molte aziende rivolgersi a specialisti del settore.
Come si digitalizzano i documenti
Acquisire digitalmente la documentazione che un’impresa produce può non essere cosa tanto semplice quanto può sembrare. In alcune realtà si tratta semplicemente di salvare una copia digitale di un documento già disponibile sia in tale formato, sia in versione cartacea. Ci sono però documenti di varia natura, alcuni costituiti da enormi fascicoli, altri che occupano grandi fogli, come avviene per progetti o pratiche edilizie. Il primo passo per la digitalizzazione di questo tipo di documentazione consiste nel predisporre il documento stesso. Ad esempio togliendo eventuali punti metallici, cercando di distendere ampi documenti cartacei che sono stati ripiegati, valutando quali siano le parti di un documento che necessitano effettivamente di essere digitalizzate. In seguito è necessario avere a disposizione uno scanner ad alte prestazioni, che sia in grado di acquisire digitalmente il singolo documento.
Chi digitalizza i documenti
Un elevato numero di aziende oggi si rivolge a consulenti esterni per la digitalizzazione della documentazione cartacea. Le motivazioni sono varie, a partire dalla scarsa disponibilità di personale da adibire a tale compito, per arrivare poi al fatto che dei consulenti esterni hanno a disposizione metodi, tecniche e strumentazione più adeguati. Tali consulenti predispongono i documenti e li acquisiscono; in seguito effettuano un controllo visivo di ogni immagine e file, in modo da verificarne la qualità. Questo processo può portare anche a una seconda scannerizzazione, in modo da ottenere un’immagine perfetta. I file sono poi convertiti nel formato che meglio si addice alle richieste del cliente; in alcuni casi è necessario unire più pagine in un singolo file, in modo da rendere più comoda la consultazione dello stesso.
La digitalizzazione e lo smartworking
Come abbiamo visto, digitalizzare i documenti è un’attività che è strettamente coinvolta con lo smartworking. Quando parte del personale di un’azienda ha la propria postazione nell’abitazione di famiglia, ovviamente deve poter avere accesso in modo fluido e comodo alla documentazione di uso quotidiano. Oltre a questo deve essere comodo per il singolo lavoratore in smartworking produrre la documentazione nel formato corretto. Anche in questo caso la consulenza esterna svolge un ruolo essenziale, inserendo i documenti prodotti dal dipendente in smartworking all’interno dei database aziendali. I dati sono direttamente preparati per l’archiviazione dai consulenti esterni, che predispongono dei file indice e stabiliscono delle chiavi di ricerca che rendano semplice la consultazione dei documenti archiviati. L’archivio è poi rilasciato su supporto fisico, ad esempio un DVD, oppure in alcuni casi salvato sul cloud, per la consultazione diretta online.
