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La pandemia in questi due anni è stata un acceleratore per le imprese, che si sono dovute aggiornate sui sistemi di controllo in azienda e sulla digitalizzazione di alcune procedure. Con il lockdown e il ricorso costante allo smartworking infatti, l’acquisizione, la catalogazione e l’analisi dei dati sono diventate necessarie per l’organizzazione del lavoro e per la verifica delle performance. Sono dunque diventati indispensabili i software per il controllo di gestione aziendale, che hanno aiutato le aziende ad approdare alla famigerata impresa 4.0. Per la digitalizzazione delle imprese però il lavoro è ancora molto lungo e sarà importante adottare una visione condivisa tra privato e Pubblica Amministrazione, che possa portare l’Italia a recuperare posizioni in termini di adozione di sistemi di automazione e controllo di gestione. In molti casi, soprattutto nelle piccole imprese, non è ancora chiaro il ruolo centrale della digitalizzazione, anche se, come vedremo a breve, sono tanti i vantaggi di adottare sistemi digitali di gestione aziendale. Per realizzare un efficace controllo di gestione, coadiuvati da software personalizzati, bisogna attivare 5 fasi principali.
Pianificazione
È una fase molto importante dell’organizzazione aziendale perché riguarda la scelta degli obiettivi da raggiungere, che vanno valutati in base al mercato in cui si muove l’azienda, la sua mission e la disponibilità delle risorse, sia umane sia economiche. Il consiglio è di non prefissare obiettivi troppo distanti dalle capacità dell’azienda, ma di procedere per step, impostando nel software una serie di passaggi intermedi.
Attuazione
Una volta stabiliti gli obiettivi, si passa al piano operativo, con l’organizzazione di una serie di azioni da compiere, assegnate in base alle mansioni del team. In questa fase è indispensabile affidare alle persone giuste il compito più in linea con le competenze e prevedere anche un’azione di monitoraggio costante.
Controllo
La fase di controllo serve a stabilire in maniera immediata l’andamento del progetto, valutando se quanto sta avvenendo è in linea con ciò che si era pensato all’inizio. Grazie ai software, questo processo avviene in maniera automatica, perché i dati sono immediatamente disponibili ed è questo uno dei grandi vantaggi della gestione telematica delle performance aziendali.
Correzioni
Grazie ad un controllo in tempo reale, si può intervenire con tempestività apportando delle correzioni. L’importanza di un software per il controllo di gestione si comprende proprio in questa fase. E ciò è stato dimostrato anche dai risultati ottenuti durante le fasi più concitate dell’emergenza sanitaria: le aziende che si erano dotate di software di gestione sono riuscite in maniera più veloce ad intervenire con piani alternativi, consapevoli sin da subito delle potenzialità dell’azienda. Chi invece non aveva adottato sistemi di gestione online si è trovato spiazzato e ha perso molto tempo per analizzare la situazione e intervenire, con enormi ripercussioni economiche sulla propria attività.
Reporting
Il report è il documento base per l’attività periodica di comunicazione dei risultati. Al suo interno sono contenuti tutti i dati utili per capire come sta andando l’attività pianificata e ha uno scopo strategico molto importante, perché grazie all’attività di reporting si possono effettuare valutazioni su eventuali modifiche del progetto iniziale. I report possono essere generali, e comprendono tutte le operazioni svolte per raggiungere gli obiettivi, o settoriali, quando hanno lo scopo di esaminare solo una parte delle attività in corso.
